در سال ۱۹۱۸، چارلز ام. شواب یکی از ثروتمندترین مردان جهان بود. شواب، رئیس شرکت فولاد بیتلهم (Bethlehem Steel Corporation)، بزرگترین شرکت سازنده کشتی و دومین تولید کننده فولاد آن زمان در آمریکا بود.
یکی از روزهای ۱۹۱۸،در زمانی که به سختی تلاش می کرد تا کارایی تیمش را بالا ببرد و راه های بهتری برای انجام کارها پیدا کند، او موفق شد که ملاقاتی با یک مشاور به نام آی وی لی ترتیب بدهد.
آقای لی (Lee) یک تاجر موفق بود و همه او را به عنوان پیشگام در زمینه روابط عمومی می شناختند. شواب، لی را به دفترش دعوت کرد و گفت: راه هایی به من یاد بده که بتوانم کارهای بیشتری انجام بدهم.
لی پاسخ داد: من را با هر کدام از مدیران اجرایی خود، ۱۵ دقیقه تنها بگذارد.
شواب پرسید: چقدر پول برای این کار می خواهی؟
لی گفت: هیچ چیز. مگر این که از این کار نفعی به شما برسد. بعد از سه ماه، یک چک برای من به هر اندازه که فکر می کنی این کار برای تو می ارزید، بفرست.
روش ایولی
لی، در هر جلسه ۱۵ دقیقه ای که با هر کدام از مدیران اجرایی گذراند، روال روزانه و ساده خود را برای رسیدن به اوج بهره وری توضیح داد:
- در پایان هر روز کاری، شش کار مهمی که باید فردا انجام بدهید را یادداشت کنید. بیشتر از شش تا نشود.
- اولویت کارها را بر اساس اهمیت واقعی آنها تعیین کنید.
- فردا که شروع به کار کردید، تمرکز خود را تنها روی کار اول بگذارید. قبل از این که سراغ کار بعدی بروید، کار اول را تمام کنید.
- به همین ترتیب تا انتهای لیست خود بروید. در انتهای روز، هر کاری که باقیمانده است را به فهرست جدیدی که برای شش کار مهم فردا تهیه می کنید، انتقال بدهید.
- این روند را هر روز کاری تکرار کنید.
این یک استراتژی ساده بود، اما شواب و تیم اجرایی وی آن را امتحان کردند. پس از سه ماه، شواب از پیشرفتی که شرکتش تجربه کرده بود بسیار خوشحال بود. طوری که لی را به دفترش دعوت کرد و یک چک ۲۵ هزار دلاری در وجه وی نوشت.
در نظر داشته باشید ، بیست و پنج هزار دلار در سال ۱۹۱۸ برابر با چهارصد هزار دلار در سال ۲۰۱۹ است.
روش ایوی لی برای اولویت بندی فهرست کارهایی که باید انجام شوند کار بسیار ساده ای به نظر می رسد . چطور کاری به این بی اهمیتی، می تواند اینقدر ارزشمند باشد. چه چیزی باعث می شود که آن، تا این حد موثر باشد؟
این روش آنقدر ساده است که به راحتی قابل اجرا است .
روش آی وی لی به سادگی تمام ذهن ما را برای کارهایی که داریم آماده می کند . برخلاف این تصور که مغز ما ظرفیت بسیار زیادی دارد ، یکی از مشکلات اساسی ما توجه و تمرکز بسیار محدودی است که داریم . ذهن ما وقتی که همزمان مشغول پردازش اطلاعات متفاوت می شود ، کارایی خیلی کمی از خود نشان می دهد . این روش هرچند ساده، یک مدل ذهنی مرتبی برای ما ایجاد می کند تا هر روز با تمرکز بیشتر فعالیت های با اولویت بالا تر را زودتر به اتمام برسانیم .
این کار شما را مجبور می کند که تصمیم های سختی بگیرید.
فکر نمی کنم که هیچ نکته عجیب و جادویی در عدد ۶ که لی برای تعداد کارهای مهمی که باید در هر روز انجام بدهید، وجود داشته باشد. مثلا می شد خیلی راحت گفت که ۷ کار مهم را انتخاب کنید. ولی، فکر می کنم محدودیتی که برای خودتان تعیین می کنید، می تواند یک نکته جادویی باشد. من به این نتیجه رسیدم که وقتی که ایده های زیادی در سر دارید (یا وقتی که تحت فشار کارهایی قرار دارید که باید انجام بدهید)، تنها کار خوبی که می توانید انجام بدهید این است که ایده های خود را دسته بندی کنید و هر کاری را که انجام آن اولویت ندارد را کنار بگذارید. محدود کردن هدف ها، می تواند انرژی شما را برای کارهای با اولویت و اهمیت بالاتر متمرکز کند . این روش شما را ملزم می کند که تنها روی ۶ کار مهم تمرکز کنید و از هر کار دیگری صرف نظر کنید. اساسا، اگر به هیچ چیز متعهد نباشید، هر چیزی حواس شما را پرت خواهد کرد. حتی کارهای کم اهمیت می تواند بیشتر وقت و انرژی شما را تلف کند.
این کار، تردیدها برای شروع کار را از بین می برد. بزرگترین مانع برای تکمیل بیشتر کارها، شروع آنها است. (بلند شدن از نیمکت کار سختی است، اما وقتی که شما شروع به دویدن کنید، خیلی راحت تر می توانید تمرین های خود را تمام کنید). روش لی شما را مجبور می کند که یک شب قبل از این که کار را شروع کنید، درباره کار اول تان فکر کنید. این استراتژی به شدت برای من مفید بوده است. من به عنوان یک نویسنده، سه تا چهار ساعت از روز را در حال بحث درباره موضوعی که باید در یک روز خاص می نوشتم، هدر می دادم. ولی اگر یک شب قبل در این مورد تصمیم بگیرم، می توانم صبح از خواب بیدار بشوم و به سرعت شروع به نوشتن کنم. این روش ساده است ولی به شدت موثر است.
این کار شما را ملزم می کند که هر زمان تنها یک کار انجام بدهید.
دنیای امروز ما را به سمت انجام دادن چند کار (multi-tasking) می برد . فلسفه انجام همزمان چند کار این است که، مشغول بودن مترادف با بهتر بودن است. در حالیکه کاملا برعکس این موضوع درست است ! هر چقدر تعداد اولویت های کمتری برای انجام داشته باشیم ، احتمال موفقیت درآن اولویت ها بیشتر است. زندگی افراد موفق در هر رشته ای را مطالعه کنید. یک ویژگی که در همه آن ها مشترک است را کشف می کنید: تمرکز . دلیل آن ساده است. اگر بخواهید که دائما زمان خود را بین ده کار مختلف تقسیم کنید، نمی توانید در کاری به موفقیت برسید. والبته بسیار مهم است که تمرکز بر یک اولویت بندی صحیح باشد.
